Zelforganisatie als goede voornemen

Het is bijna 2022 en ik weet niet hoe het bij jou gaat, maar voor mij is de jaarwisseling een moment waarin ik bewust nadenk wat ik komend jaar anders wil gaan doen. Niet omdat het nu fout gaat, maar wel om te blijven ontwikkelen en groeien. Zo heb ik bijvoorbeeld afgelopen maanden gemerkt dat ik weer (te) veel in de dagelijkse operatie van mijn bedrijven ben terechtgekomen, terwijl ik anders had voorgenomen. Deels omdat we een functie nog niet goed ingevuld krijgen en ik die voorlopig uitvoer, maar ook omdat ik merk dat echte zelforganisatie een lastig fenomeen blijft. Enerzijds laat ik graag de teugels vieren en zie ik ook hoe het team allerlei zaken zelfstandig weet te realiseren (waar ik heel blij van word), anderzijds merk ik ook de behoefte die er is om een vorm van leidinggeven toe te passen om helderheid en duidelijkheid te geven. Want zelfsturing klinkt mooi, maar hoe vul je dat nou precies in? Er zijn al veel boeken over geschreven en ook ik heb er een aantal gelezen om inspiratie uit te halen, maar hoe vallen de puzzelstukjes samen? Het boek “Leidinggeven aan zelforganisatie” van Veronique Kilian biedt hiervoor een mooie aanzet.

De essentie van het boek valt samen te vatten met “regels heb je nodig om ruimte te creëeren”. Zoals ik in een eerder blog ook zelf al eens schreef zijn regels niet bedoeld om precies na te leven, maar geven ze wel de kaders waar binnen gewerkt kan worden. Dit geeft duidelijkheid voor mensen en ik herken dat die behoefte er altijd sterk is. Door dit heel helder te maken, geef je juist nog meer ruimte voor creativiteit en ondernemerschap. Het klinkt misschien als een paradox, maar dat is ook juist de grap van leidinggeven in een zelforganisatie. Het boek van Veronique laat het ook duidelijk zien. Zelforganisatie betekent niet ‘laat maar los en het komt wel goed’, nee het is juist belangrijk om bewust na te denken over wat er nodig is om zelforganisatie te kunnen realiseren. Je hebt hierin als leidinggevende een essentiële rol te vervullen en met name ook te accepteren dat je rol verandert. Niet meer alle besluiten nemen en de taken delegeren, maar juist als coach opereren en daardoor je team laten groeien.

Vijf elementen van zelforganisatie

In haar boek heeft ze het over de vijf elementen van zelforganisatie: Vuur, Aarde, Metaal, Water en Hout. Ik werd na het lezen van deze elementen erg enthousiast over de relatief eenvoudige weergave van de onderdelen waar je aan moet werken. En zo ontzettend herkenbaar als je hiermee bezig bent. Vuur staat voor het leidinggeven in de vorm van inspiratie en openheid. Laat zien waar je mee bezig bent, laat horen wat je plannen zijn. Vertel over je ideeën en laat het vuur daardoor branden in je organisatie. Aarde staat voor de collectieve wijsheid die je als team met elkaar opbouwt, ofwel het aarden als organisatie. Waar sta je voor en hoe bouw je aan een veilig fundament voor iedereen om mee te doen? Ook is het creëren van ritme in je samenwerking als team belangrijk binnen dit element. Metaal is de “harde kant” in je organisatie over hoe je helderheid creëert die leidt tot besluitvorming. Hier komt holacratie om de hoek kijken, over het organiseren in rollen met eigenaarschap voor iedereen. Water gaat over de kracht van kwetsbaarheid, over het laten zien van je gevoel en je authenticiteit. Ook de vraag hoe je als team in een flow terechtkomt hoort bij water. En dan tenslotte Hout, over het geven van voeding aan groei. Hoe verzamel je leervragen om te komen tot persoonlijk leiderschap? Ofwel, hoe laat je iedereen ook groeien?

Vijf elementen die overlap kennen en daardoor samen een krachtig geheel vormen, maar ook de essentie van zelforganisatie aangeven: persoonlijk leiderschap bij ieder teamlid dat leidt tot een organisatie waarin “de zaken geregeld worden”. Veronique geeft in haar boek ook een samenvatting over hoe je de elementen met elkaar in balans krijgt, want alleen dan kan het volgens haar slagen. En die zoektocht naar balans is een continu proces ben ik inmiddels achter. Ik werk al 10 jaar aan de zelfsturing van mijn organisatie, maar kom iedere keer weer nieuwe uitdagingen tegen waar we samen een oplossing voor verzinnen. En soms zijn het ook uitdagingen die al eens eerder voorkwamen, maar eens in de zoveel tijd weer langskomen. Erger je hier niet aan, dit hoort bij het groeien naar zelforganisatie. Sterker nog, zie het juist als een spel waarbij je samen de spelregels telkens weer ietsje aanscherpt. Als het dan lukt met kleine succesjes geeft het ook veel voldoening is mijn ervaring.

Zoek de spanningen op

Een van de belangrijke zaken binnen zelfsturing is het het opzoeken van spanningen in je organisatie . Ontwijk spanningen dus niet, maar pak ze juist beet om van daaruit met elkaar als team te kijken hoe het anders kan. Het klinkt zo negatief “spanning”, als mens zijn we geneigd om deze juist uit de weg te gaan. Maar als je spanningen uit de weg gaat, of zoals wij het op kantoor wel eens noemen “de roze olifant in de kamer laat staan, maar er vooral niet over praat”, weet je zeker dat je niet verder komt. Die olifant moet besproken worden en alleen dan kun je weer verder groeien. Spanningen leiden dus tot gesprek en als je dan als team sterk genoeg bent om ook samen te kijken naar de oplossingen, kun je samen groeien. En omdat je hier als leidinggevende dan vooral niet het besluit moet willen nemen (en dat is soms echt lastig), creëer je automatisch eigenaarschap over de besluiten die genomen worden. En zie daar de basis voor zelfsturing van je organisatie.

In het tweede deel van haar boek gaat Veronique in op het activeren van zelfsturend vermogen. Niet je werk doen omdat je nou eenmaal die functie hebt gekregen, maar je werk uitvoeren omdat je werkgeluk nastreeft. En werkgeluk is meer dan alleen maar “fun”in je werk, het houdt ook in dat je je veilig voelt om jezelf uit te spreken, je een werkomgeving creëert waarin je goed presteert (met voldoende rustmomenten) en betekenis ervaart in wat je aan het doen bent. Ook hier heb je als leidinggevende weer een belangrijke rol, want het vragen naar werkgeluk in je team maakt ook dat er bewust over nagedacht wordt. En door het ook regelmatig in 1-op-1 gesprekken met je teamleden te bespreken, kun je er samen invulling aan geven. Zo houden wij inmiddels ieder kwartaal voortgangsgesprekken in ons team, waarbij de persoonlijke geluk en groei van ieder teamlid bovenaan staan. Maar durf ook feedback te geven aan elkaar in het team, schrijft Veronique . En daarin wil ik komend jaar met het team nog verder groeien, omdat ik ook sterk geloof dat het positief bijdraagt aan zelforganisatie.

Zo heeft het boek mij opnieuw laten inzien dat zelforganisatie niet alleen mijn doel kan helpen invullen (minder in de operatie actief zijn), maar er ook voor zorgt dat het voor het teamleden nog leuker wordt om te werken in onze organisatie. En dat klinkt voor mij als een goed voornemen voor het nieuwe jaar. Net als bij iedere jaarwisseling heb ik er weer zin in, dus laat 2022 maar komen!