Principes & Procedures

Als mens zijn wij erg goed in het bedenken van onze eigen waarheden. In de feitelijke waarneming die wij iedere dag doen, zitten toch veel verschillen als je er met elkaar over in gesprek gaat. In veel boeken die ik heb gelezen over anders kijken en denken komt vaak terug dat we als mens geprogrammeerd zijn dat we overal een mening over willen hebben. Het begint al met een persoonlijke kennismaking, waarbij een fractie van een seconde al bepaalt hoe wij over elkaar denken. En natuurlijk kan het gesprek en de interactie daarna nog allerlei nuances brengen, maar een totaal andere mening vormen is eigenlijk nauwelijks meer mogelijk. En zo geldt het ook voor de meningen die wij heel erg belangrijk vinden, zelfs zo belangrijk dat we ze “principes” zijn gaan noemen. Voor mij altijd de doodsteek van elke vorm van innovatie of groei, want principes beperken je per definitie in je beeldvorming. Je ziet alleen nog dat wat je ook wilt zien en dat is dan voor jou de enige waarheid.

Denk maar eens na hoevaak je ook zelf misschien wel zegt “In principe…”. Daarmee bedoel je eigenlijk “volgens mijn mening zou het niet anders kunnen zijn dan” en dan komt er iets. Maar in je dagelijkse werk zou het zo moeten zijn dat je regelmatig dingen tegenkomt waar je nog niet precies weet wat je er mee moet doen. Kijk ook naar de corona pandemie die begin 2020 ons land binnenkwam. Allerlei wetenschappers en experts hadden het al snel over “in principe”, maar feitelijk kwam het er op neer dat niemand het wist. Dus is er gaandeweg naar beste kunnen door ons op gereageerd, waarbij we nu achteraf kunnen evalueren of het de verstandigste besluiten waren of niet. En natuurlijk is het ook belangrijk om er van te leren en de volgende keer misschien beter te weten hoe je hiermee om moeten gaan. Maar laten we alsjeblieft niet denken dat we nu een stappenplan kunnen uitwerken, die we bij een volgende “soortgelijke pandemie” uit de kast kunnen halen. Want dat het zich niet laat voorspellen, daar zijn we inmiddels toch wel achter zou je denken.

Van proces naar procedure

En zo is het ook in je dagelijkse werk. Veel organisaties maken er een sport van om zoveel mogelijk processen uit te werken naar procedures, zodat ze er zeker van kunnen zijn dat alles gebeurt zoals het van te voren is bedacht. Zeg maar de principes van een organisatie. En gelukkig maar dat het gebeurt, want mede daardoor voorkomen we dat er vliegtuigen uit de lucht vallen of machines vastlopen in de fabriek. Het nadeel van procedures is echter dat je eigen inbreng beperkt is en het dus erg lastig is om ook zelf invloed te hebben in de wijze waarop je iets uitvoert. En dat terwijl we juist zo graag zien dat iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid pakt, nadenkt over zijn werk en kijkt waar verbeteringen mogelijk zijn in de manier van uitvoeren. Juist in de wereld van constante verandering is eigen inbreng belangrijk en wordt creativiteit gevraagd om tot goede oplossingen te komen. Een proces van A tot Z helemaal uitschrijven en dan denken dat we dat ook vooral altijd exact op die manier moeten doen, heeft iets weg van een machinetaal. En volgens mij zijn we als mens zoveel meer.

Agile

Een aantal jaren geleden deed “agile” zijn intrede in het bredere bedrijfsleven, waarbij het daarvoor voornamelijk een term was in de IT ontwikkeling. Agile staat letterlijk voor wendbaar, lenig en flexibel. Precies de eigenschappen die niet horen bij principes en procedures. Want dan sta je juist vast, ben je star en over flexibiliteit hoeven we het dan al helemaal niet te hebben. Agile houdt in dat je je bewust bent van wat er gebeurt, nadenkt over mogelijke scenario’s, maar vooral anticipeert op wat er werkelijk gebeurt. Je maakt hierbij keuzes op basis van ervaring, kennis en vooral de meningen van je team. Dus hoe kijken zij tegen de uitdaging aan en hoe lossen we dit gezamenlijk op? Wie pakt welke verantwoordelijkheid en hoe zorgen we samen voor een goed eindresultaat? Je zou denken een zegen voor iedere organisatie en toch blijven we vaak zo halsstarrig hangen in procedures.

Certificering

Neem nu de aanpak van informatiebeveiliging. Ook wij zelf zijn bezig met het bekijken van ISO 270001 als certificering, omdat we steeds vaker te maken hebben met overheden die hierom vragen. De enige positieve reden die ik als ondernemer ervaar om hiermee aan de slag te gaan is het bewust gaan nadenken over bepaalde keuzes die we maken in ons werk. Bijvoorbeeld “wie heeft toegang tot welke systemen en waarom?”. Een terechte vraag, die misschien niet altijd even goed doordacht is uitgevoerd in het verleden. Maar tegelijkertijd bekruipt mij ook het gevoel dat een certificaat straks automatisch betekent “je hebt het op orde” en dat zou dan voldoende moeten zijn. Ohja, eens per jaar doen we een controle om te kijken of wat op papier staat nog wel echt zo werkt. Maar in de tussentijd? Denken we in de tussentijd ook nog wel na over wat we doen en of dat wel veilig genoeg is? Voelen we ons allemaal verantwoordelijk om ook kritisch te blijven nadenken of ” is het toch gecertificeerd en dan zal het wel kloppen?” Kijk naar de recente voorbeelden van grotere datalekken, zoals de gegevens bij de GGD. Ongetwijfeld uitgevoerd conform allerlei vastgelegde procedures, maar niemand had de download knop gecontroleerd…

Nadenken over processen en met elkaar in gesprek over wat er beter kan hoort bij iedere, professionele organisatie. Maar ik geloof erin dat we ook vooral wendbaar, lenig en flexibel moeten blijven. De uitdagingen die we nu kennen zijn anders dan die we in de toekomst gaan tegenkomen. Voorspellen is nog nooit iemand echt goed gelukt, dus waarom maken we ons daar druk om? Eigenaarschap bij de medewerkers, verantwoordelijkheden met elkaar verdelen en creatief zijn in oplossingen die we nu nog niet kunnen bedenken. Dat is voor mij de echte waarde van een onderneming. Daar heb je geen procedures voor nodig, dat is in principe gewoon zo.