Werkstress te lijf met GTD

Vorig jaar stond er regelmatig in de krant een artikel over werkstress, waarbij dit een steeds groter wordend ziektebeeld is binnen bedrijven. Niet vreemd, want de onzekere situatie die al jaren voortduurt bij veel bedrijven gecombineerd met het continu veranderende beeld van ‘wat is mijn taak en functie’ geeft stress. Nog niet te spreken over het hebben van stress over voortbestaan van je baan; want die zekerheid is er niet meer. Op het eerste gezicht is werkstress dus ook niet iets dat landelijk aan te pakken is; daarom dat de overheid op dit moment vooral aandacht vraagt om het gesprek aan te gaan.

Toch denk ik dat een deel van de werkstress die wij met elkaar beleven, eenvoudig valt aan te passen door een aantal basisregels toe passen op elke werkvloer. Hierbij houd ik het wel op kantoorwerk, omdat ik weinig verstand heb van werken buiten deze omgeving (afgezien van horeca ervaring in het verleden). Overigens denk ik dat het meerendeel van werknemers die last hebben van werkstress ook werkzaam zijn op kantoor, dus dat scheelt.

Werkstress kan door verschillende factoren ontstaan, maar vaak treedt op als ons gevoel van controle en veiligheid teveel worden aangetast. Of in andere woorden, als je te lang buiten je comfortzone moet opereren en je weet niet hoe je hiermee moet omgaan. Niet gek, want het heet niet voor niets ‘comfortzone’. Toch is de enige manier om te groeien in je functie (en daardoor ook als organisatie) af en toe buiten je comfortzone treden. De vraag is dan, hoe je alsnog in een omgeving van controle en veiligheid kunt blijven. Volgens mij ligt de kern in het organiseren van je werk.

De inhoud van je werk kan veranderen, nagelang je functie verandert en je groeit in de organisatie. Maar de wijze waarop je je werk organiseert kun je – bij wijze van – vanaf stage al aanleren en aanhouden. Uit eigen ervaring kan ik je melden dat een gedisciplineerde wijze van organiseren de enige manier is om wel rust in je hoofd te houden, met telkens veranderende omstandigheden en werkzaamheden. Waarbij het hoofdthema is “je hoofd is is om te denken, niet om te onthouden”.

David Allen heeft jaren geleden een methode opgezet “Getting Things Done” (GTD). Voor de mensen die mij een beetje kennen, weten dat ik hier al jaren een ambassadeur van ben en ook anderen graag enthousiasmeer om hiermee te gaan werken. Toen ik 6 jaar geleden merkte dat ik de controle dreigde kwijt te raken over mijn werk, kwam er ook een soort van stress naar boven. Door het invoeren van GTD als mijn eigen manier van organiseren, heb ik rust gekregen en nog steeds pluk ik hier elke dag de vruchten van.

GTD heb ik vervolgens ook in mijn eigen bedrijf gestimuleerd en sinds vorig jaar zijn bepaalde onderdelen voor alle collega’s zelfs verplicht. Het mooie is, GTD helpt dan niet alleen jezelf op gang, maar het zorgt ook voor meer orde en structuur in je organisatie. Niet geheel toevallig dat de opvolger van GTD “Getting Teams Done” heeft. Een organisatiemodel die niet uitgaat van hiërarchie, maar samenwerken op basis van rollen en de verantwoordelijkheden die hierbij horen. Ik ben er van overtuigd dat dit model ook alleen maar kan werken, als je ergens een basis hebt afgesproken hoe je jezelf organiseert.

Nog elke dag merk ik dat mensen die met GTD bezig zijn hier gelukkiger van worden, want het geeft rust. Rust voor jezelf en je omgeving. Niet dat je opeens wel al je werk af hebt op een dag (meer tijd krijg je niet), maar wel dat je weet wat je moet doen en ook wat je niet kunt doen. Duidelijkheid en zekerheid; vertrouwen op een systeem. Volgens mij is het gevoel van controle en veiligheid dan voor een groot deel weer aanwezig.

Aanvulling: het werken volgens GTD kun je zo eenvoudig en uitgebreid maken als je zelf wilt. Ik heb gekozen voor eenvoud en werk met Remember The Milk als taken-tool en GMAIL als mail client. Basis principe is:

  1. Alles komt binnen in je INBOX
  2. 3x per dag maak je de volledige INBOX leeg
  3. Hierbij keuze moment:
    – kan het binnen 2 minuten? direct doen
    – wil ik het vandaag/morgen doen? dan in ‘taken’ (hier heb ik dan nog per dag een onderverdeling in gemaakt, dus: maandag, dinsdag etc.)
    – wil ik het later doen? dan in ‘later/misschien’ (met evt. einddatum bij taken)
    – moet ik nog wachten op antwoord van iemand anders? dan in ‘wachten op’ (werkt ook goed voor je verzonden e-mailberichten waar je persé reactie op wilt)
    – moet ik het nog bespreken met iemand? dan in ‘te bespreken’ (eigen aanvulling)

Meer uitleg over hoe je kunt werken volgens GTD vind je op deze links: